Procedura zgłoszeń zewnętrznych wynikająca z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów - Procedura zgłoszeń zewnętrzynych - Komenda Powiatowa Policji w Trzebnicy

                             Załącznik do Decyzji Nr 43/2024
 KPP w Trzebnicy z dn. 16.09.2024

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Trzebnicy, Komisariacie Policji w Obornikach Śląskich, Komisariacie Policji w Żmigrodzie oraz Posterunku Policji w Prusicach

Rozdział I
Postanowienia ogólne    

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych - zwana dalej procedurą stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U poz. 928) – zwanej dalej ustawą. 

§ 2. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1. KPP w Trzebnicy – Komenda Powiatowa Policji w Trzebnicy,
2. KP w Obornikach Śląskich – Komisariat Policji w Obornikach Śląskich
3. KP w Żmigrodzie – Komisariat Policji w Żmigrodzie;
4. PP Prusice – Posterunek Policji w Prusicach,
5. podmiot prawny – każda z jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt 1)-4) powyżej; 
6. sygnalista osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym.
7. zgłoszenie zewnętrzne – informacja przekazana przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista  uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. 

Rozdział II
Komórka i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 3. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu z sygnalistą i prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych upoważnia się wyznaczonych funkcjonariuszy przez Komendanta Powiatowego Policji w Trzebnicy. Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy zgodnie z procedurą.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy/osoba go zastępująca, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza bezstronne osoby z Komendy Powiatowej Policji w Trzebnicy odpowiedzialne za dalsze procedowanie sprawy.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP w Trzebnicy, KP w Obornikach Śląskich, KP w Żmigrodzie oraz PP w Prusicach (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia lub w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie. 

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób z Jednoosobowego Stanowiska ds. Postępowań Administracyjnych lub Nieetatowego Pełnomocnika Komendanta Powiatowego Policji w Trzebnicy ds. Ochrony Praw Człowieka -  do podejmowania wszelkich działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej - Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy wyznacza Naczelnika Wydziału Prewencji KPP lub jego zastępcę.

5. Wzory upoważnień, stanowią załączniki Nr 1 i Nr 2 do procedury.

Rozdział III
Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych

§ 4. 1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są w formie ustnej (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) oraz pisemnej(w postaci papierowej lub elektronicznej).

2.  Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy. 

3. Zgłoszenie może być dokonane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do procedury, przy czym stosowanie tego formularza nie jest obligatoryjne.

§ 5. 1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adresu poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie realizuje się obowiązków informacyjnych przewidzianych w ustawie i niniejszej procedurze. 

2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust 1 może zawierać także zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty.

§ 6. 1. Zgłoszenie ustne, dokonane może być od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 15:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 872 42 81 lub 47 872 42 16. Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może mieć miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KPP, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 872 42 81 lub 47 872 42 16. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane poprzez sporządzenie załącznika nr 3 do procedury :

1. wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Trzebnicy ul. ks. Wawrzyńca Bochenka 8, 55-100 Trzebnica, w zamkniętej kopercie z dopiskiem:„zgłoszenie zewnętrzne–do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”; 
2. doręczenie go osobiście do punktu recepcyjnego KPP, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt1.
3. wysłanie pocztą elektroniczną na adres:marta.miechurska@trzebnica.wr.policja.gov.pl lub daria.szydlowska@trzebnica.wr.policja.gov.pl.

4. Do zgłoszenia mogą być dołączone dowody utrwalone w formie elektronicznej. W takim przypadku do zawiadomienia dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust 3 pkt 1) i 2) nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Trzebnicy do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Trzebnicy osoby na każdym etapie postępowania.

§ 7.  Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.

Rozdział IV
Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego.

§ 8. 1. Po wpływie do KPP zgłoszenia zewnętrznego Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy/osoba zastępująca,  potwierdza sygnaliście jego otrzymanie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 4 do procedury.

2. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będą realizowane obowiązki informacyjne, w tym w szczególności obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia. 

3. Przy czynności, o której mowa w ust. 1 realizuje się obowiązek poinformowania sygnalisty o przetwarzaniu przez Komendanta Powiatowego Policji w Trzebnicy jego danych osobowych.  

Rozdział V
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 9. 1. Zgłoszenia zewnętrzne rejestruje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 5 do procedury.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie procedowania konkretnej sprawy w nim odnotowanej, odpowiadają osoby, o których mowa w § 3 procedury. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Zgłoszenia, zewnętrzne dokonywane w trybie niniejszej procedury nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w KPP instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział VI
Weryfikacja zgłoszenia

§ 10. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:

1. czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art 3 ust 1 ustawy, 
2. czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KPP - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym w KPP;
3. czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych o których mowa w ust 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 lub w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1 informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie ustawy oraz procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w KPP czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego w trybie ustawy. 

4. Zgłaszającego można poinformować, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu zawiera pouczenie w tym zakresie.

5. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy.
    
6. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w innym organie publicznym - ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, a następnie przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę. W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym.

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

8. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, podejmuje się działania następcze.

§ 11. Na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 12. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 ustawy oraz procedury.

§ 13. 1. Dane sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę, a także w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W takim przypadku Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 6 do procedury.

2. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i do podejmowania działań następczych są zobowiązane do zachowania poufności oraz do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, a także do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 7 do procedury.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia. 

4. Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości stanowi załącznik Nr 8 do procedury. 

Rozdział VII.
Działania następcze

§ 14. 1 Działania następcze realizowane będą w KPP. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia poprzez podjęcie działań zaradczych, mających na celu zapobieżenie naruszeniu prawa lub – w razie naruszenia prawa - maksymalne ograniczenie skutków naruszenia. 

2. W ramach działań następczych istnieje w szczególności możliwość:

1. zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty; 
2. odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
3. pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

§ 15.  W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym. 

§ 16. 1. Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy/osoba go zastępująca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. 

2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust 5.

3. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Trzebnicy, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

4. Komendant Powiatowy Policji w Trzebnicy/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. 

Rozdział IX
Zasady ochrony danych osobowych

§ 16. Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.

§ 17. 1. W KPP przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 
2. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. 
4. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik NR 9 do procedury.

5. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 10 do procedury.

Rozdział X
Ochrona sygnalisty

§ 18. 1 Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.
3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z  tym przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3. ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział XI
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich 

§ 19. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO od dnia 25 grudnia 2024r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.